电子发票原件是什么

电子发票原件是指由开票系统直接生成的，未经任何格式转换的电子文件。这些文件通常以PDF、OFD或XML格式存在，并且包含了多重电子防伪技术，以确保其真实性和合法性。电子发票原件在企业报销、审计和税务操作中起着至关重要的作用，因此正确地归档和保存电子发票原件对于企业来说非常重要。

电子发票原件的归档注意事项

在归档电子发票原件之前，需要通过电子发票查重工具或相关网站对电子发票的真伪进行查验，确保电子发票的真实性和合法性。此外，还需要将电子发票的信息登记在台账中，包括发票代码、发票号码、开票日期、金额等信息，以便于快速查找和核实电子发票的原始凭证。

归档时，应将电子发票的原件与报销单或档案记录一同存档，可以保存在电子文档、纸质文档或云存储等介质中。同时，需要注意建立合适的索引和目录，方便查找和检索。为了防止电子发票原件丢失或被篡改，需要对归档的数据进行备份和安全保护，确保电子发票数据的完整性和机密性。

电子发票原件的格式要求

电子发票原件的格式主要有PDF、OFD和XML三种。其中，全电发票（即数电票）必须以XML格式入账归档；增值税电子发票公共平台开具的电子发票则应保存OFD格式；其他电子发票可保存PDF格式。因此，财务人员在处理电子发票时，应根据不同的情况选择合适的格式进行归档。

需要注意的是，电子发票原件的归档和保存需要符合相关法规和制度的要求，同时需要采取适当的措施保障电子发票数据的安全性和可靠性。如果使用电子发票查重工具或电子报销单，可以自动识别原件信息并进行查重验真，然后自动归档原件，形成规范的台账保存。

如何区分电子发票原件的格式

区分电子发票原件的格式主要从三个方面进行：发票专用章、发票第一列的名称和发票电子签章的查看。PDF格式的发票原件右下角有发票专用章，而OFD格式的发票原件没有发票专用章；PDF格式的发票，第一列叫“货物或应税劳务、服务名称”，而OFD格式发票的第一列叫“项目名称”；查看发票电子签章信息，PDF格式的发票原件点击发票专用章查看电子签章信息，而OFD格式的发票原件右键点击顶部的“全国统一发票监制章”查验电子签章信息。

电子发票原件的查验工具

为了方便企业进行电子发票原件的查验和归档，市场上有一些电子发票查重工具或电子报销单系统。这些工具可以帮助财务人员自动识别发票原件信息，进行查重验真，并自动归档原件，形成规范的台账保存。例如，《宜盟报销查重工具》可以帮助员工提交规范的发票原件，并在会计审核通过后，将发票信息归档。

电子发票原件是企业在报销、审计和税务操作中的重要凭证，正确地归档和保存电子发票原件对于企业来说至关重要。财务人员应根据不同的情况选择合适的格式进行归档，并采取适当的措施保障电子发票数据的安全性和可靠性。同时，使用电子发票查重工具或电子报销单系统可以提高工作效率，确保工作质量。