公司费用报销制度通常涵盖以下方面：

• 发票要求：
  • 应提供合法、真实有效的发票及行政事业单位收据。发票抬头必须填写公司全称，日期与费用报销日期应大体一致，一般不得跨年度报销。
  • 发票内容需与真实业务一致，不得开具概括性名称，若商品较多可附明细清单，不得出现个人生活用品。
  • 发票金额大小写须一致，数量、单位、单价要匹配，印章应为“财务专用章”和“发票专用章”，用票单位等应一致。
  • 发票不得涂改或乱写乱画，有实物验收的需验收人签字，不符合要求的票据有权退回。
  • 不得虚开、代开或使用假的、作废及失效发票。
• 报销单填写与票据粘贴：
  • 应根据业务类型选择使用统一订制的报销单，如差旅费报销单、费用报销单等，填写须用黑色或蓝色钢笔、签字笔，不得用圆珠笔，且不得涂改，大小写金额要一致，填写要完整清晰。
  • 票据应从右到左粘贴在粘贴单上，不得直接贴在报销单上，自制粘贴单大小应与报销单一致，票据四边不能超过粘贴单宽度，要平铺粘贴，具备层次感，不得重叠粘贴，票据过大应折叠，不同金额、宽度、长度的票据应分类粘贴。
  • 小型发票不得粘贴在票据左上角，以便装订后查阅，不符合要求的有权退回。
• 报销时间：
  • 一般性费用报销原则上在业务发生后1个月内报账，当月费用应当月报销完毕，年度终了前报销完当年费用，以前年度费用在次年第二季度报销的，无特殊原因财务部有权拒绝。
• 报销所需附件：
  • 办公费用需费用报销单、正规发票、申购单、汇总开具发票需附详细清单、大额采购附采购合同及备案、验收单或入库单。
  • 通讯费需费用报销单、通讯发票。
  • 差旅费需差旅费报销单、出差的交通、住宿、通讯发票等及出差申请单。
  • 车辆费用需费用报销单、正规的油费、维修费等发票及车辆维修申请单和结算单。
  • 业务招待费需费用报销单、正规发票、按月结算需附消费清单。
  • 其他费用报销需费用报销单、相关业务证明、与经济业务吻合的正规票据，费用超过2万元（含2万元）以上一般应附相关合同等资料通过银行转账支付。

优秀公司费用报销制度案例

以下为一些优秀的公司费用报销制度案例：

• 案例一：
  • 现金使用范围：根据国家和学院计财处有关规定及后勤基建处的实际情况，现金的使用范围为职工工资、津贴、个人劳务报酬，日常500元以下的零星支出。
  • 支票使用范围：除可使用现金的支出外，其他结算款项原则上应使用转帐支票支付。支出范围在200元以上500元以下的款项，可以使用转帐支票支付。支出在500元以上的款项，必须使用转帐支票支付。
  • 日常支出报销：经办人须取得真实合法、内容完整的原始发票，购置办公用品等物资应附详细明细清单，使用转帐支票付款应在发票右上角填写支票号码后四位，经办人在原始发票背面签名并注明用途，经单位财务“一支笔”审批签字后方可报销，当月发生的日常支出原则上应于当月报销。
  • 招待费：业务招待费实行一事一结制度，标准一般为每人每餐15-40元，特殊情况经主管后勤院长批准，报销时应填写《业务招待费审批表》，各中心安排的院内会议，报销有关费用时应填写《会议费报销单》。
• 案例二：
  • 私车公用车贴方案：每公里2元，事先申请，报销时需注明私车公用理由，如带货、有客户、紧急成行等。
  • 请客户吃饭：150元/位，如客户四人加自己五人，最多可报750元，报销时需写明项目、公司、客户名字及职务。
  • 出差相关：所有出差需邮件预申请，报预算，包括可能的请客送礼。出差饭贴为早餐15元/人、午餐20元/人、晚餐20元/人，住宿费根据不同地区有不同标准，公司已为员工买保险，未经预申请批准的个人保险不得报销。
  • 报销汇总单需对应每张报销单据。

制定公司费用报销制度的注意事项

制定公司费用报销制度时，需要注意以下方面：

• 经费审核总体要求：
  • 费用发票审核：费用报销必须提供正规发票，替票应附上抵票说明，确保发票合法性、有效性。
  • 收支项目审核：严格按集团相关规章制度及公司经营业务事项审核，确保入账的真实性、准确性。
  • 签批手续审核：严格按规定签批费用报销流程，确保手续完整性、规范性。
  • 费用报销人员限制：费用报销只能由本单位员工办理，外单位人员前来报销一律不予受理。
  • 报销时间限制：当月费用当月报销，特殊情况可适当延期，但有明确的时间规定，如12月份的费用需在特定时间前报销，否则跨年度提交的发票可能无法报销，责任由经办人员承担。
  • 费用分类：不同部门支出的费用不得混淆在一张报销单上，除差旅费外。
  • 付款单据填写及票据粘贴：付款单据种类要填写准确，票据粘贴要规范，如所有发票及单据需裁剪整齐、平展整齐，清单和合同应粘贴于对应发票之后，增值税专用发票单独报销等。
• 部门审核：
  • 费用报销部门审核：相关部门经理对所有报销内容的合理性及必要性进行审核，如购买实物资产需入库的，租金报销、总部通讯费报销、车辆保险费报销、与员工薪资有关的、业务招待费报销、差旅费报销等都有相应的审核要求。
  • 财务部门审核：财务人员对报销票据的合法性进行审核，包括报销单据类型是否符合规定、书写及签字是否规范等。

公司费用报销制度的优化方法

公司费用报销制度的优化可以从以下几个方面入手：

• 利用移动报销系统：
  • 例如悦报销系统，员工可通过手机拍照上传和关联电子发票，领导随时随地审批，不受时间和地域限制，提高报销速度和效率。
  • 员工上传报销单据后，审批流程可智能流转，节省员工“蹲点”时间，提高工作效率。
• 全过程费用控制：
  • 利用报销系统，员工每提交一张报销单，都会关联所在部门的实时预算使用情况，部门领导可根据剩余预算额度决定是否批准，提高财务人员审批效率。
  • 报销金额可直接打款，支持与多银行的银企直连对接，方便财务付款。
• 明确责任人与规范标准：
  • 明确费用报销流程的责任人，负责制度制定、监督及员工培训指导，确保流程顺利执行。
  • 设定费用报销的标准和规范，明确报销范围、标准及各环节处理方式、时间和审批流程，确保透明度和合规性。
  • 合理利用数字化报销工具，提高报销效率和准确性，减轻员工和企业负担。

不同行业公司费用报销制度的差异

不同行业的公司费用报销制度存在一定差异，以差旅费报销为例：

• 一般企业：规范员工差旅费用报销管理标准及流程，明确员工出差的时间、住宿、交通等各项标准。出差人员根据职级不同，报销标准不同，且根据出差城市消费水平，差旅费用有所差别。
  • 行政在员工手册中明确差旅费报销管理规定，但易出现超额报销情况，导致制度形同虚设。
  • 行政代预订可释放员工压力，但员工出差行程变更产生的退、改签费易造成企业费用浪费。
  • 借助商旅平台进行差旅费报销管理，员工操作略繁琐。
  • 企业支出管理平台，如分贝通，可将差旅费报销管理工作在一个系统中解决，能根据企业需求配置审批流，限制费用报销规则，提高管理效率，正被越来越多企业选择。