公司打车报销制度通常包含以下常见规定:
- 适用范围:明确制度适用的员工群体,如综合部员工等。
- 可以申请公务用车的情况:
- 重要客户的重要贵宾来访,客户无车辆安排,需提前申请,注明客户级别,公司协调安排。
- 申请公务用车需提前填写《用车申请单》,经分管领导审批后交人力资源部安排。
- 业务员打车费用:一般不在报销范围,特殊情况需提前申请并经分管副总审批。
- 可以打车的情况:
- 重要客户的重要贵宾来访或用餐的接送,客户无车辆安排且时间紧急。
- 客户强烈要求业务员去指定地点取支票、汇票或签订合同,且时间紧急。
- 临时突发或时间紧急的送带、修改广告带,拜访客户等。
- 经理级以上人员外出办理公务。
- 重物(超过 8KG)或物品较多的情况。
- 总经理临时安排的紧急事件。
- 外出采购物品较多的情况。
- 不可以打车的情况:通常会明确不符合上述可打车情况的打车费用不予报销。
- 外出打车使用规定:
- 员工办公无特殊情况不允许打车,如有需要需注明打车原因。
- 有计划性的工作原则上不允许打车。
- 超出市区范围办公不允许打车,可选择大巴车或公交车。
- 洛阳市内紧急事件可打车。
- 外出活动每次金额有限制,如不超 200 元。
- 报销要求:
- 需按财务部要求提供发票。
- 费用报销由本人填写《费用报销单》,人事审核后由财务部报销。
- 市内交通费报销要凭正规发票(出租车票),注明起始地、目的地、办理事项。
不同公司打车报销制度的差异
不同公司的打车报销制度存在多方面的差异:
- 审批权限:
- 有的公司购置固定资产、领导出国费用及日常费用支出须经总经理签字。
- 而另一些公司可能是各部门报销单据先经部门主任签字,再汇总交总经理审批。
- 报销标准:
- 出差坐车船方面,有的公司规定领导及高级技术职称人员可乘坐较好的交通工具,其余人员有相应限制。
- 住宿方面,不同公司对领导和一般人员的住宿标准有不同规定,如领导可住三星级以下标准客房,一般人员有费用上限。
- 出差住勤补助也因公司而异,一般地区和特区的补助标准不同,参加会议人员可能凭会议证明报销。
- 夜间乘火车补助规定存在差异,如未坐卧铺的补助标准不同。
- 打车规定:
- 一些公司员工外出办公事应优先选择公共交通,紧急事项需向部门领导请示并标注打车信息。
- 另一些公司可能在打车的具体场景和条件上有不同要求。
- 加班用餐:
- 部分公司会规定每周五上报周六、周日加班人数,确定是否安排食堂用餐,周一将加班用餐人员表格送财务部作为审核参考,且有餐费标准上限和标注说明要求。
如何制定合理的公司打车报销制度
制定合理的公司打车报销制度可以考虑以下步骤:
- 明确制度目的:加强财务管理,合理调度资金,提高资金使用效益。
- 确定适用范围:明确制度适用于哪些部门或员工群体。
- 规划审批流程:
- 请款报销的审批权限要清晰,如明确哪些费用需总经理签字,哪些先经部门主任签字再交总经理审批。
- 请款审批手续要规范,包括填写“借款单”、初审、审批、支付和及时报销等环节的规定。
- 报销管理程序要明确,如前账不清后账不借,报销单需注明事由和用途,经审核签字后报账等。
- 设定报销标准:
- 对打车的场景和条件进行详细规定,明确何种情况下可以打车,何种情况不可以。
- 制定合理的费用报销标准,如出租车票的报销额度、夜间乘车补助标准等。
- 强调费用控制:
- 费用报销的控制原则可以是计划管理、分级负责、层层把关,由部门经理、财务经理和总经理分别进行审查和批准。
- 费用的控制实行计划管理,需填写“用款申请单”,列明费用性质、用途、预计金额和支付时间等要素,经审批后执行。
- 考虑特殊情况:对可能出现的特殊情况,如紧急事件、重物搬运等,制定相应的打车和报销规定。
公司打车报销制度的优化方法
优化公司打车报销制度可以采取以下方法:
- 利用数字化工具:例如使用道一云整合携程商旅的“商旅出行”功能,实现数字化、移动化的在线报销,告别传统的贴票报销方式。
- 优化叫车服务:在企业微信内即可一键呼叫多家打车平台,提供多种车型和用车方式,满足国内外用车需求,并享受企业尊享优惠。
- 精细费用管理:根据员工职级设置可呼叫的车型等级、用车时间、地点和费用等,精细划分差旅标准,有效避免费用超支现象。
- 智能识别用车场景:通过出行订单自动生成和关联的行程、费用明细,有效识别因公因私用车场景,杜绝虚假报销,让报销更透明、管理更便捷。
- 简化财务流程:开通公司预存或月结,差旅管理人员统一开票,员工免贴票、免报销,减轻财务人员审核负担,提高员工差旅满意度。
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