虚报差旅费的定义

虚报差旅费指的是员工在报销出差费用时，通过提供虚假的发票、虚构出差行程、夸大费用支出等手段，获取超出实际出差花费的报销金额。这种行为通常是不真实、不清晰地申报差旅费，旨在获取不正当的经济利益。

例如，员工可能根本没有进行某项出差活动，却伪造相关发票和行程记录来申请报销；或者实际的住宿费用为 200 元，但开具 300 元的发票进行报销。这种行为违反了诚实守信的原则和企业的财务管理制度。

虚报差旅费的法律后果

虚报差旅费是一种违法行为，可能导致严重的法律后果。

• 从刑法角度来看，根据《中华人民共和国刑法》第二百七十一条，公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处罚金；数额巨大的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金；数额特别巨大的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处罚金。如果虚报差旅费的金额达到一定规模，可能构成职务侵占罪。
• 依据《税收管理法》，伪造、买卖、非法持有或使用伪造的税收凭据，应用、选购、销售别人开具的不真实税收凭证的，依照规定讨要应纳税款，并按应纳税额惩处 50%以上三倍以内的罚款。
• 企业内部通常也有明确规定，虚假发票报销一般被视为严重违纪，可能导致职工受到相应处罚，甚至被开除。

虚报差旅费的常见手段

虚报差旅费的常见手段包括但不限于以下几种：

• 虚开发票或购买假发票：员工根本没在开票单位消费，却通过虚开发票或从发票贩子手里买发票来虚报费用。例如，员工未在某酒店住宿，却通过非法途径获取该酒店的发票进行报销。
• 高开发票金额：员工有实际消费，但发票金额高于实际支付的消费金额。比如实际住宿花费 200 元，却拿到 300 元的发票进行报销。
• 利用电子发票重复报销：这是一种较为隐蔽的手段，员工利用电子发票的便利性，进行多次报销。
• 放弃消费折扣获取利益：员工在有实际消费且发票真实的情况下，故意不享受应有的折扣，利用开票单位的积分及返利获取私利，比如购买全价机票而放弃折扣机票。

如何防范虚报差旅费

为了防范虚报差旅费，可以采取以下多种措施：

• 加强票据审核：通过发票查询等方式核实发票的真实性，要求报销人提供除发票外的相关凭证，如酒店水单、餐饮点餐明细、支付方式截图、行程明细等。
• 设定报销标准：明确各类费用的报销标准，对于超出标准的部分进行严格审查。
• 采用查重机制：利用报销录入发票或查重的方式，防止电子发票的重复报销。
• 财务审核与审计：加强财务部门的审核工作，对于可疑的报销进行审计。
• 加强员工教育：开展诚信教育，签署员工行为手册，提高员工的道德和法律意识。
• 借助技术手段：例如使用费控系统，从预算、申请、预定、报销、结算到凭证生成的每个环节进行管控。
• 建立诚信档案：像华为一样，为每个员工建立费用报销诚信档案，根据诚信分值决定审计抽查的概率。

企业对虚报差旅费的处理方式

企业对于虚报差旅费的处理方式通常包括以下方面：

• 内部纪律处分：根据企业的规章制度，对虚报差旅费的员工进行警告、罚款、降职等纪律处分。
• 追回虚报款项：要求员工退还虚报的差旅费金额。
• 解除劳动合同：对于情节严重的员工，可能解除其劳动合同。
• 法律诉讼：如果虚报金额巨大，给企业造成严重损失，企业可能会通过法律途径追究员工的法律责任。