借支差旅费会计凭证的制作

借支差旅费的会计凭证制作通常分为以下两种情况：

• 员工出差前预借差旅费
  • 员工填写借款单并经过审批后，出纳付款，会计做账：
    • 借：其他应收款
    • 贷：库存现金/银行存款
• 员工出差回来报销差旅费
  • 若差旅费未超预支，且有结余，出纳收回剩余借款，会计做账：
    • 借：管理费用——差旅费
    • 贷：其他应收款
    • 借：库存现金
  • 若差旅费超出预支：
    • 借：管理费用——差旅费
    • 贷：其他应收款
    • 贷：库存现金

需要注意的是，不同企业对差旅费的具体开支范围和报销标准可能会有所不同。例如，有些企业规定餐费每顿标准20元，住宿费标准200元等，员工需要取得相应发票报销，财务人员则根据公司标准来核算报销金额，超出标准的不予报销，取得发票不合格的，不予报销。同时，企业不得承担属于个人的支出包括:个人娱乐、健身、旅游、购物、馈赠等支出;个人购买商业保险、证券、收藏品等支出:个人因素导致的罚款、赔偿等支出;个人购买住房、支付物业管理费等支出

借支差旅费会计凭证的相关规定

借支差旅费的相关规定主要包括以下几个方面：

• 借支原则：通常采取“前账不清、后账不借”的原则，由各主管会计根据员工已批准的出差申请进行审核。
• 借支额度：按个人借支额批准出差时间×住宿限额生活补助标准×50%+交通工具费用核定，并结合出差实际情况。国内长途出差最高不超过4000元/人次，短途短期一般不借支差旅费。
• 报销期限：差旅费借款须在出差返回后5个工作日内报销冲账，在5个工作日内未归还的，由各单位财务负责人通知薪资管理部从其当月薪资中扣还。

借支差旅费会计凭证的案例分析

以下为一些借支差旅费的案例分析：

• 案例一：A员工借公司1000元差旅费办事或者出差，第一种情况是差旅费完全用完。A员工出差报销1000的会计分录：
  • 借：管理费用--差旅费 1000
  • 贷：其他应收款 1000
• 案例二：A员工借公司1000元差旅费办事或者出差，第二种情况是差旅费不够。A员工出差报销2000的会计分录：
  • 借：管理费用--差旅费 2000
• 案例三：A员工借公司1000元差旅费办事或者出差，第三种情况是差旅费多余。A员工出差报销500的会计分录：
  • 借：管理费用--差旅费 500
  • 贷：其他应收款 500
  • A员工剩余差旅费500归还的会计分录：
  • 借：库存现金 500
  • 贷：其他应收款 500

借支差旅费会计凭证的注意事项

在处理借支差旅费的会计凭证时，需要注意以下事项：

• 审核出差报销是否“先斩后奏”：要注意是否有经过授权批准的出差申请表，如果没有，除非特别审批方可报销。
• 审核出差标准是否“避实就虚”：如有的单位对出差标准规定早餐30元，中餐及晚餐各80元，一天不超过190元。如果报销人员拿来一张晚餐150元的发票。从表面上看这项报销没有超过一天的金额，但是针对一餐而言，就是超标了。
• 审核报销附件是否“充分完整”：如酒店发票的后面，需要附上明细清单。明细清单上可以更清楚地列明，企业与个人各承担哪些费用。
• 审核费用流程是否“有序进行”：每个企业都有自己的差旅费报销审批的流程，一般的流程应是费用报销申请单由部门负责人审批，然后由财会部门审核，如果符合报销要求且在部门负责人审批范围之内，则进入付款流程。如果还需更高权限审批人审批，再由该审批人审批签字。
• 审核是否“预付在先”：如果有预付款情况，需要及时冲账处理，否则这笔预付款一直挂在账上，也说明在财务管理上做得不到位。
• 审核花费是否“铺张浪费”：会计人员需要关注报销人员的实际报销凭证金额是否超标，是否私自购买礼品赠送客户或私自招待客户，是否不按规定线路而绕路游山玩水等。超过企业负担的标准，相关报销费用由个人自理。
• 对差旅费用应“总额控制”及“明细核算”相结合：在审核差旅费时，不仅要检查本次将要报销的费用，还要留心检查实际本年累计发生的费用及本月的预测数。如果突破预算，则要提醒部门负责人加强出差管控。
• 对出差补贴、费用包干应“具体问题具体分析”：如企业规定了在出差期间给予一定金额的包括差旅费津贴(一般参照当地财政部门指定的公务员差旅补贴标准)、误餐补助，符合《国家税务总局关于印发〈征收个人所得税若干问题的规定〉的通知》(国税发〔1994〕89号)及《财政部、国家税务总局关于误餐补助范围确定问题的通知》(财税字〔1995〕82号)的规定，不需考虑代扣代缴个人所得税。如果公司制度规定住宿费用包干，超支不予报销、节约给予奖励的办法或员工以私家车为公司出差报销相应燃油费的情况，那对于节约奖励等部分还要计入报销人的工薪所得代扣代缴个人所得税。

不同企业借支差旅费会计凭证的差异

不同企业在借支差旅费的会计凭证处理上可能存在以下差异：

• 凭证类型：有些企业可能会根据自身的财务制度和管理需求，将借支差旅费的凭证划分为不同的类型，如现付凭证、银付凭证等，这取决于付款方式。
• 科目设置：不同企业可能会根据自身的业务特点和核算要求，在会计科目设置上有所不同。例如，对于差旅费的明细科目，有些企业可能会设置得更加详细，如区分国内差旅费和国外差旅费等。

借支差旅费会计凭证的常见错误

在借支差旅费的会计凭证处理中，常见的错误包括：

• 核算范围错误：将不属于差旅费的支出，如业务招待费、福利费等误计入差旅费，导致核算不准确，可能带来税务风险。
• 发票违规：差旅人员找发票虚列支出，包括使用伪造或变造的发票、虚开的发票等违规情形；发票报销品名不实，例如将餐费、礼品费用开成会议费或住宿费；超标费用多报少支，如差旅人员发生费用超出企业报销标准，企业只按报销标准支付费用但全额在税前扣除。
• 凭证审核不严格：对旅客运输票据记载的出行人、出行时间和目的地未与出差审批单相吻合的凭证予以报销；对查验为假发票或发票信息与电子底账信息不一致的发票予以接收；对未按规定开具，如未填纳税人识别号、纸质发票未加盖发票专用章等发票予以接收；对大额的、支出明显不合理的住宿、会议服务发票，未注意有无开错发票的情况，如将餐费或购买商品费用开具为住宿服务、会议服务等品名。