预借差旅费分录的明细怎么做

一、预借差旅费的会计分录怎么做

预借差旅费是指企业在员工出差前预先支付给员工的费用。一般情况下，会计分录有以下两种常见形式：

1. 借：预付款科目（比如：应付职工差旅费） 贷：银行存款科目 这种情况通常发生在企业通过银行存款直接支付预借的差旅费时。例如，某企业通过银行转账预借给员工张三 5000 元差旅费，会计分录为：借：应付职工差旅费 5000 贷：银行存款 5000
2. 借：现金科目 贷：预付款科目（比如：应付职工差旅费） 当企业以现金形式预借给员工差旅费时，会采用这种分录。比如，企业给员工李四预借 2000 元现金作为差旅费，会计分录为：借：现金 2000 贷：应付职工差旅费 2000

在具体实施会计分录时，企业可以根据自身情况采用不同的会计处理办法。比如：

• 对职工进行兑现支付：企业将预借的差旅费按照职工的出差实际情况进行兑现支付，这种情况下，会计科目可按照“借：现金科目，贷：预付款科目”的方式进行分录。
• 根据出差人数和目的地，先支付机票费用：如果企业知道职工出差的人数和目的地的情况，可以先支付机票费用，其他的差旅费（比如：住宿费、餐饮费）可以职工自行付款，重新报销，这样会计科目也是按照“借：现金科目，贷：预付款科目”的方式进行分录。
• 垫付机票费用后，再进行报销：在这种情况下，职工需要先交报销凭证，再把差旅费报销给职工，会计科目分录是“借：应付职工费用，贷：银行存款科目”的方式进行分录。

二、预借差旅费分录的常见错误及注意事项

在处理预借差旅费的会计分录时，可能会出现一些常见错误，需要特别注意。

1. 未按照规定的会计科目进行分录：比如将预借差旅费错误地计入其他科目，导致财务报表的准确性受到影响。
2. 预借金额与实际报销金额不一致时处理不当：如果预借金额大于实际报销金额，未及时将差额退回或处理；如果预借金额小于实际报销金额，未及时补足差额。
3. 报销凭证不完整或不合规：如缺少必要的发票、行程单等，导致无法准确核算差旅费。

在进行预借差旅费的会计处理时，还需要注意以下几点：

1. 审核出差报销是否“先斩后奏”：要注意是否有经过授权批准的出差申请表，如果没有，除非特别审批方可报销。
2. 审核出差标准是否“避实就虚”：如有的单位对出差标准规定早餐 30 元，中餐及晚餐各 80 元，一天不超过 190 元。如果报销人员拿来一张晚餐 150 元的发票。从表面上看这项报销没有超过一天的金额，但是针对一餐而言，就是超标了。
3. 审核报销附件是否“充分完整”：如酒店发票的后面，需要附上明细清单。明细清单上可以更清楚地列明，企业与个人各承担哪些费用。有的企业规定，饮用酒店小冰箱里的饮料，费用由个人承担，通过报销清单则会一清二楚。
4. 审核费用流程是否“有序进行”：每个企业都有自己的差旅费报销审批的流程，一般的流程应是费用报销申请单由部门负责人审批，然后由财会部门审核，如果符合报销要求且在部门负责人审批范围之内，则进入付款流程。如果还需更高权限审批人审批，再由该审批人审批签字。实践中需要注意，有的报销人员直接把费用报销单递交到最高权限审批人那里，签字后再来找部门负责人及财会部门审核。如果财会部门审核认为其中有的单据不符合报销规定要剔除，报销人员可能将“领导都批过了，你有什么权力不给报”作挡箭牌，从而导致同事之间的关系紧张。
5. 审核是否“预付在先”：如果有预付款情况，需要及时冲账处理，否则这笔预付款一直挂在账上，也说明在财务管理上做得不到位。
6. 审核花费是否“铺张浪费”：会计人员需要关注报销人员的实际报销凭证金额是否超标，是否私自购买礼品赠送客户或私自招待客户，是否不按规定线路而绕路游山玩水等。超过企业负担的标准，相关报销费用由个人自理。
7. 对差旅费用应“总额控制”及“明细核算”相结合：在审核差旅费时，不仅要检查本次将要报销的费用，还要留心检查实际本年累计发生的费用及本月的预测数。如果突破预算，则要提醒部门负责人加强出差管控。
8. 对出差补贴、费用包干应“具体问题具体分析”：如企业规定了在出差期间给予一定金额的包括差旅费津贴（一般参照当地财政部门指定的公务员差旅补贴标准）、误餐补助，符合《国家税务总局关于印发〈征收个人所得税若干问题的规定〉的通知》（国税发〔1994〕89 号）及《财政部、国家税务总局关于误餐补助范围确定问题的通知》（财税字〔1995〕82 号）的规定，不需考虑代扣代缴个人所得税。如果公司制度规定住宿费用包干，超支不予报销、节约给予奖励的办法或员工以私家车为公司出差报销相应燃油费的情况，那对于节约奖励等部分还要计入报销人的工薪所得代扣代缴个人所得税。

三、不同企业预借差旅费分录的差异

不同企业在预借差旅费的会计分录处理上可能会存在一些差异。 一些企业可能会将预借差旅费直接计入“其他应收款”科目，而不是常见的“预付款科目”或“应付职工差旅费”科目。例如，某小型企业在预借差旅费给员工王五时，会计分录为：借：其他应收款 - 王五 3000 贷：银行存款 3000

另外，企业规模和行业特点也可能影响会计分录的设置。大型企业可能会设置更详细的明细科目来区分不同部门或项目的预借差旅费，而一些特殊行业，如金融行业，可能会根据行业规定和监管要求采用特定的会计处理方式。

四、预借差旅费分录的实例分析

以下通过几个具体的实例来进一步说明预借差旅费的会计分录。 
实例一： 某公司销售部员工小李预借差旅费 2000 元，以现金支付。会计分录为：借：其他应收款 - 小李 2000 贷：现金 2000 
实例二： 行政事业单位中，职工小王出差预借差旅费 1500 元，以现金支付。会计分录为：借记“其他应收款——小王”1500，贷记“库存现金”1500

五、最新会计准则下预借差旅费分录的规定

在最新的会计准则下，预借差旅费的会计处理仍然遵循基本的原则，但在一些细节上可能会有更明确的要求。 一般来说，预借差旅费的会计处理步骤如下：

1. 从企业财务管理账户中取出准备出差的差旅费用，形成预借现金或银行存款凭据。
2. 将预借现金或银行存款凭据登记在现金日记账或银行存款日记账上。
3. 在预借现金核算科目上做应收科目“差旅费用”分录。
4. 记账后，应记入凭证，将费用记入财务报表。
5. 出差结束后，交回剩余费用，做应付科目“差旅费用”分录。
6. 将剩余费用记账，并记入凭证，同时在相应的账户中进行退款处理。

企业应根据自身的实际情况，结合最新的会计准则，合理、准确地进行预借差旅费的会计处理，确保财务信息的真实、准确和完整。