差旅费科目应该怎么记

一、差旅费科目的定义和范围

差旅费是指企业因公务需要出差而产生的交通、住宿、餐饮、通讯等费用，是企业日常经营中常见的一种费用。其范围涵盖旅费、住宿费和其他费用。具体来说，旅费费用主要指交通费用，包括船票、火车票、汽车票和飞机票等费用，若出差过程中有使用其它交通方式，也可以报销。住宿费也是差旅费的重要组成部分，一般包括酒店费用，特殊情况下可以报销其它住宿费用。其他费用如行李费、吃饭费或者出差过程中使用的非必要物品等，通常需要根据企业的具体管理政策来确定是否可以报销。

二、差旅费记账的基本原则

差旅费报销原则主要包括以下几个方面：

• 旅行类别：明确出差的目的和时间，根据实际情况确定旅行类别，将费用与支出目的相联系。
• 费用的合理性：根据员工的职位和所负责的工作，确定旅行费用的合理性以及所需支出来源的性质和金额。
• 旅行状态：依据旅行状态确定允许的费用标准，从而确定报销的费用标准及可报销的费用类别。
• 发票要求：员工应提供原始发票作为报销凭证，以确保差旅报销费用的合理性和公司审批流程的准确性。
• 支付程序：包括报销申请及审批流程，以及支付细节和支付程序。同时，差旅费报销原则还涉及交通、住宿和事务支出的审批流程，以保证报销费用的公正性和合理性，减少不必要的开支，优化报销流程。

三、常见差旅费项目的记账方法

1. 员工出差前预支差旅费时： 借：其他应收款--员工姓名 贷：银行存款(或库存现金科目)
2. 员工实际报销费用等于预支的差旅费时： 借：管理费用--差旅费(根据费用所属部门计入相关科目) 贷：其他应收款--员工姓名
3. 员工实际报销费用大于预支的差旅费时： 借：管理费用--差旅费(根据费用所属部门计入相关科目) 贷：其他应收款--员工姓名 银行存款
4. 员工实际报销费用小于预支的差旅费时： 借：管理费用--差旅费(根据费用所属部门计入相关科目) 银行存款(或库存现金科目) 贷：其他应收款--员工姓名

企业发生差旅费，应计入"管理费用"或根据费用的归属部门计入对应科目。员工出差前预支的差旅费，则应通过"其他应收款"科目进行核算。

四、差旅费记账的注意事项

1. 企业的差旅费会计处理应按有关财务管理办法及企业内部规定进行记账，并需要对单据、支出账户及收付款记录做好保管、核对工作，以实现财务管理，同时要注意有关税收筹划。
2. 差旅费必须在各部门预算总额内控制开支，超预算不得开支。员工出差必须事前提出书面申请，填制出差申请单，经其直属上级批准。凡未得事先批准的，一律不予报销。
3. 员工出差途中，因工作需要临时增加出差行程到新的出差地点，经出差签批人书面/邮件确认后，其增加的行程作为另一次出差时间，与原出差时间不连续计算。
4. 员工报销时按财务部门规定填制报销单据，附原始票据，包括出差申请、机票(明折明扣票)、火车票、汽车票、船票、住宿发票、会议通知、过路费、过桥费等，无本人姓名的原始发票须在背面签名。
5. 乘坐飞机的，订票费、改签费、退票费、往返机场的车费不予报销。
6. 出差补助天数=出差返程日期-出差出发日期。
7. 须按财务规定取得并填写真实合法的凭证。对项目填写不完整或字迹模糊不清的不予报销；对涂改、伪造或变造原始票据、虚报出差天数的，不予报销。
8. 原始票据丢失、毁损的，当事人需作出详细书面说明及需报销单据明细项目、金额，经直属上级与所在部门第一负责人签批后，报学院、学校分管领导签批报销。

五、差旅费记账的错误案例与纠正

1. 常见错误
   • 核算时故意或因疏忽扩大了差旅费用核算范围，将业务招待费、福利费作为差旅费用核算。例如，差旅过程中差旅人员发生的业务招待费用，所报销的差旅业务本身是业务招待性质的旅游行为，所报销的差旅业务全部或一部分属于集体福利性质的支出。
   • 差旅支出多为有关人员垫付，企业以费用报销的方式取得发票，导致发票使用容易出现违规情况。比如差旅人员找发票虚列支出，其中可能包括伪造或变造的发票、虚开的发票等违规情形；发票报销品名不实，例如将餐费、礼品费用开成会议费或住宿费；超标费用多报少支，如差旅人员发生费用超出企业报销标准，企业只按报销标准支付费用但全额在税前扣除。
2. 纠正方法
   • 财务人员在进行差旅费报销时，要注意审核不是差旅费的凭证，规避风险。例如，旅客运输票据记载的出行人、出行时间和目的地应当和出差审批单相吻合；发票应在税务机关指定的网站核验真伪，对于查验为假发票或发票信息与电子底账信息不一致的，不应接收；审核发票信息发现未按规定开具，如未填纳税人识别号、纸质发票未加盖发票专用章等，不应接收；对于大额的，支出明显不合理的住宿、会议服务发票，应当注意有无开错发票如将餐费或购买商品费用开具为住宿服务、会议服务等品名的。